Lo primero que hay que entender es que cada factura emitida por un negocio hay que tratarla como si fuera una carta certificada. No basta con escribir bien la factura. Debe llegar a su destino, estar firmada, y dejar constancia de que se entregó sin manipulaciones. Así funciona Verifactu, el nuevo sistema de la Agencia Tributaria que busca dar transparencia y trazabilidad total a la facturación electrónica en España.
¿Qué es Verifactu y qué conlleva?
Verifactu es un mecanismo que obliga a los programas de facturación a generar facturas en formatos verificables y enviarlas, si el contribuyente lo autoriza, de forma automática a Hacienda. No es opcional para siempre: estará vigente para todos los contribuyentes que emitan facturas, desde grandes empresas hasta autónomos, y forma parte de la lucha contra el fraude fiscal.
Esto implica que los sistemas actuales de software de facturación deben adaptarse. Hay que empezar a decir adiós a las facturas hechas con plantillas en Word o Excel. Ahora se exige que las facturas generadas no puedan ser manipuladas, deben quedar registradas y, en algunos casos, deberán enviarse en tiempo real a la Agencia Tributaria. Esto no solo reduce el fraude, también mejora la relación con los clientes, acorta los ciclos de cobro y elimina errores manuales.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
El sistema será obligatorio y su implementación será en distintos plazos establecidos según lo referido en el Real Decreto 254/2025, modificando el RD 1007/2023:
- Las empresas dedicadas a distribuir programas de facturación deberán hacer uso de softwares homologados y adaptados a la norma como muy tarde el 29 de julio de 2025.
- El 1 de enero de 2026 será la fecha límite en la que entrará en vigor para personas jurídicas.
- El 1 de julio de 2026 empezará a ser obligatorio para el resto de personas físicas.
A partir de las fechas indicadas no será posible utilizar programas de facturación que no se encuentren regulados bajo la normativa de Verifactu. Para facilitar la transición para pymes y autónomos, será posible utilizar el kit digital para financiar las modificaciones necesarias.
Está medida afectará desde el autónomo que emite pocas facturas al mes hasta la gran empresa que trabaja con miles de documentos diarios. Verifactu no hace distinciones por tamaño. Todas las empresas que emitan facturas deben cumplir con los nuevos requisitos técnicos.
Las empresas que ya trabajan con soluciones digitales como Odoo o algún otro tipo de software de facturación especializado tienen una ventaja: muchas de estas plataformas ya están desarrollando módulos compatibles con Verifactu.
Ventajas que ofrece Verifactu más allá del cumplimiento
Además del obligatorio cumplimiento legal, Verifactu trae consigo beneficios reales para las empresas.
- Permite un control más preciso de la actividad económica.
- Mejora la organización contable.
- Genera mayor confianza en clientes y administraciones.
Es como pasar de una libreta de apuntes a un sistema de control de vuelo: todo queda registrado y nada escapa del radar.
¿Cómo saber identificar una factura Verifactu?
Las facturas Verifactu deben reunir las siguientes características:
- Código con datos identificativos como la fecha y referencia de la factura.
- Firma digital «Verifactu” que certifica que la factura ha sido generada mediante un sistema de emisión verificable.
- Envío digital en formato XML a Hacienda.
- Posibilidad de verificación por parte del comprador a través de un código QR.
- Registro obligatorio de cada factura y evento asociado.
¿Cómo afectará Verifactu a los negocios?
No se trata solo de cumplir, se trata de aprovechar. Migrar a un software de facturación que ya contemple estos cambios es el primer paso. Las empresas deben auditar sus procesos actuales y definir un plan de adaptación realista.
Verifactu no es solo una norma. Es una llamada a profesionalizar los procesos de facturación, a dejar atrás los parches y apostar por una estructura más ordenada, moderna y segura. Es el tipo de cambio que, bien gestionado, mejora la salud financiera de una empresa.
Si buscas un programa de facturación con ERP integrado con Verifactu, en Difadi.com te podemos ayudar a transformar la manera de operar. Contacta con nosotros para llevar a tu negocio al siguiente nivel.
